Inez Petter: "een rommeltje"
Ik weet niet hoe het bij jou zit, maar van een rommeltje op mijn laptop is geen sprake. Ik weet altijd alles te vinden en als ik iets opberg, dan weet ik waar ik het moet laten. Dit is best flauw om hier te zeggen, want wie mij al langer kent weet dat ik ergens in mijn vorige leven professional organizer bent geweest. Plat gezegd opruimcoach. Bij mij heeft alles een vaste plek!
Wij zien bij klanten dat het nog wel eens een flinke rommel is in de digitale opslag. Goed digitaal opruimen van documenten en informatie blijkt een hele uitdaging. Dat we óók digitaal communiceren over deze inhoud, maakt het zelfs complex. Soms via de meest vreemde kanalen waar het niet hoort. Informatie dat op een server of in een service managementplatform hoort, wordt net zo makkelijk via Teams, Whatsapp of mailbox verzonden. Waar staat nu de laatste versie? Waar reageren we het beste, zodat iedereen op de hoogte is? Bedenk daarbij de ergernis van de werknemers over het zoeken naar ‘missing files’.
McKinsey heeft onderzocht dat werknemers 1,8 uur per dag besteden aan het doorzoeken, invoeren en verzamelen van informatie. Meer dan een volledige werkdag per week! Slordig documentenbeheer maakt het tot een tijdrovende administratieve taak. Ze zeggen dat bedrijven de productiviteit van kenniswerkers met 20-25% kunnen verhogen.
Maar dan komt het meest interessante. Twee keer zoveel potentiële waarde schuilt in het volledig implementeren van sociale technologieën, aldus McKinsey. Sociale media, open communicatie intern en met de klant. Goedkoper dan traditionele brainstormen en klantonderzoeken.
Toch blijft er dan een probleem. Want er is een duidelijk verschil tussen informatie én communicatie. In de snelheid sturen we gauw informatie door een kanaal dat alleen bedoeld is voor communicatie. We zullen dus moeten werken aan ons opruimhygiënegedrag.
Wil je een bedrijf hebben waar informatie eenvoudig toegankelijk is voor iedereen? Waar waardevolle tijd niet voor een kwart verloren gaat? Dan zal je dit moeten borgen binnen je bedrijfscultuur: goede hygiëne op gebied van documentenarchief en inrichten van duidelijk afgebakende communicatiekanalen. Het is zeker geen flitsend onderwerp. En daarom wagen veel leiders en managementteams zich er niet aan. Maar als je bedenkt dat je mensen één dag per week nul productiviteit hebben, vanwege het zoeken naar documenten en informatie, is het wellicht tijd om hier toch aandacht aan te geven.
Inez Petter